Instruments de contrôle internes
L'administration et la direction générale de la FCM attachent une importance primordiale à ce que l'entreprise soit bien gérée, et c'est dans cet esprit que s'inscrivent le contrôle interne et la surveillance. Un management des risques intégrant l'ensemble des échelons de l'entreprise et l'exploitation d'un système de compliance pour la communauté Migros sont les moyens mis en œuvre à cette fin.
Compliance
La responsabilité globale en matière de compliance incombe à l'administration de la Fédération des coopératives Migros.
Migros dispose d'une fonction centrale de la compliance qui dépend de la Direction Affaires juridiques de la FCM, placée sous l'autorité du président de la direction générale. Celle-ci bénéficie à tout moment d'un accès direct à la présidence de l'administration. Un rapport sur les activités de compliance, sur la progression de la mise en œuvre du système de gestion de la compliance à l'échelle du groupe et sur des incidents liés à la compliance est établi tous les trimestres à l'intention de la direction générale et du comité Audit de l'administration.
Migros dispose d'un code de conduite qui s'applique à l'intégralité des collaborateurs du groupe Migros.
Dans le prolongement de son engagement pour un commerce responsable et respectueux du droit, ainsi que pour la lutte contre la corruption sous toutes ses formes, dicté par sa stratégie et par son adhésion au Pacte mondial des Nations Unies, Migros possède un code de conduite à la base de son système de compliance. Ce code s'applique à tous les collaborateurs des entreprises du groupe Migros.
Les onze principes qu'il contient sont concrétisés par différentes directives internes. Les directives portant sur la prévention de la corruption, les conflits d'intérêts, le respect du droit des cartels et le respect des prescriptions sur la protection des données constituent les normes minimales du système de compliance applicables aux entreprises du groupe Migros. Elles font régulièrement l'objet de formations organisées par groupes cibles.
L'intégrité des collaborateurs y occupe la première place. Migros attend de chacun d'eux qu'il assume la responsabilité de ses actes, qu'il se montre respectueux à l'égard des individus, de la société et de l'environnement, qu'il se conforme aux lois et aux règles et qu'il dénonce les infractions aux services internes compétents de signalement.
Les collaborateurs des entreprises du groupe Migros en Suisse, ainsi que désormais les collaborateurs d'Ondal en France, ont en outre à leur disposition M-Concern, le service d'annonce interne en ligne, où ils peuvent rédiger des messages anonymes. Une fois déclaré, tout dysfonctionnement est traité selon un processus structuré.
Gestion des risques
Migros dispose d'un vaste programme de gestion des risques qui englobe toutes les entreprises du groupe Migros. L'administration de la FCM est responsable de sa configuration. Elle définit les conditions-cadres des activités en matière de gestion des risques au sein du groupe Migros et s'assure que les risques sont évalués à temps et avec la justesse requise.
La direction générale de la FCM informe régulièrement l'administration de la situation du groupe Migros et de celle des domaines d'activité stratégiques en matière de risques pour l'entreprise. Sur la base de ces informations, elle évalue l'impact des principaux risques sur les domaines d'activité stratégiques et décide de mettre en œuvre des mesures ad hoc.
Par ailleurs, le service d'audit interne assure une fonction de surveillance et de contrôle. Grâce à son indépendance vis-à-vis de l'activité opérationnelle, il est en mesure d'identifier les éventuels points faibles dans le système de gestion des risques et dans le Système de Contrôle Interne, ainsi que de prendre des mesures afin d'améliorer la pertinence et l'efficacité des processus de surveillance et de contrôle.
Le processus de gestion des risques est intégré au processus annuel de planification financière et stratégique. Les résultats de l'évaluation des risques sont pris en compte de manière adéquate dans l'examen annuel de la stratégie de l'entreprise.
Révision interne
Le comité Audit de la FCM et les administrations des coopératives régionales Migros mandatent Mitreva AG, filiale autonome de la Fédération des coopératives Migros, en tant qu'organe de révision interne de la communauté Migros. Mitreva est dotée d'un conseil d'administration composé d'experts indépendants.
Elle aide les unités commerciales (l'ensemble de la communauté Migros) à atteindre leurs objectifs, tout en garantissant une approche indépendante de l'évaluation, de l'amélioration et de l'efficacité des processus de contrôle internes. Elle élabore des rapports sur les révisions effectuées par ses soins et communique au comité Audit ainsi qu'aux administrations régionales les irrégularités constatées ou supposées.
La révision interne vise à créer des valeurs ajoutées et à améliorer les processus commerciaux.
La révision interne est placée sous l'autorité de la présidente de l'administration. Sa gestion et sa supervision sont assurées par le comité Audit. Elle est effectuée selon le plan de révision adopté par le comité. Les services de révision de Mitreva visent à créer des valeurs ajoutées et à améliorer les processus commerciaux. Elle soutient les administrations et les différentes directions dans la poursuite de leurs objectifs en basant son évaluation sur une approche systématique qui vise l'efficacité de la gestion des risques, des contrôles (degré de maturité 3) et de la gouvernance (processus de direction et de surveillance). Elle contribue ainsi à leur amélioration.
La révision interne effectue en outre des procédures d'audit dans le domaine des comptes annuels et soutient ainsi l'auditeur quant à l'établissement de comptes conformes aux normes applicables de présentation des comptes.
Les résultats et les constats principaux sont transmis chaque trimestre au comité Audit et à l'administration; le comité vérifie régulièrement les plans, l'ampleur de la révision interne, les honoraires ainsi que les résultats.
Fondation G. et A. Duttweiler
La Fondation G. et A. Duttweiler a pour mission d'assurer la transmission des valeurs du fondateur de Migros. Elle contrôle par ailleurs le respect des statuts et des contrats de Migros, et est aussi chargée d'approuver la rémunération des cadres supérieurs du groupe et les indemnités de mandats des membres de l'administration de la FCM.
La fondation a été créée en 1950 par Gottlieb et Adele Duttweiler pour garantir même après leur mort la pérennité des valeurs Duttweiler, qui sont consignées dans de nombreux documents. Grâce à son droit de participation aux assemblées des délégués de la FCM, ancré dans ses statuts, la fondation peut exprimer ses positions relatives aux activités en cours et aux propositions formulées pendant les assemblées. Le président du Conseil de fondation est par ailleurs invité aux séances de l'administration de la FCM en tant que représentant de la fondation. Les membres de la fondation participent également régulièrement à d'autres événements officiels des comités Migros, p.ex. aux réunions des comités coopératifs et des délégués.
Durant l'exercice sous revue, la fondation s'est réunie avec les différents organes de la FCM pour échanger des informations et formuler ses attentes concernant le respect des valeurs Migros.
Fin 2019, le Conseil de fondation était composé des six membres indépendants suivants:
- Peter Birrer (président)
- Christian Biland
- Walter Huber (depuis le 01.10.2019)
- Marcelle Junod (jusqu'au 31.10.2019)
- Elena Mattle-Andreoli
- Markus Mosele
- Michel Renevey (jusqu'au 31.12.2019)
