Strumenti di controllo interni
L’Amministrazione e la Direzione generale della FCM attribuiscono grande importanza a una buona conduzione aziendale. Questa comprende anche il controllo interno e il monitoraggio attraverso una gestione integrata e a più stadi dei rischi e l’introduzione di un sistema di compliance.
Compliance
L’intera responsabilità della compliance viene assunta dall’Amministrazione della Federazione delle cooperative Migros.
Migros si avvale di una funzione centrale di compliance, subordinata alla direzione Legal & Compliance della FCM, che opera in qualità di centro operativo del Presidente della Direzione generale della FCM. Inoltre, ha accesso diretto al Presidente dell’Amministrazione in qualsiasi momento. A cadenza trimestrale viene redatto un rapporto sulle attività di compliance, sul grado di implementazione del sistema di compliance e sui casi di compliance rilevanti a uso della Direzione generale e del Comitato Audit dell’Amministrazione.
Migros adotta anche un codice di comportamento che tutti i collaboratori del Gruppo Migros sono tenuti a rispettare.
In base agli impegni definiti nella strategia e a quelli presi aderendo allo UN Global Compact, che mirano a garantire un comportamento conforme alla legge e responsabile, oltre che a combattere la corruzione in ogni sua forma, Migros basa il proprio sistema di compliance su un codice comportamentale, valido per tutti i collaboratori delle aziende del Gruppo Migros.
Gli undici principi base definiti al suo interno vengono quindi messi in pratica attraverso diverse direttive interne. Le direttive volte a prevenire la corruzione, rispettare la legge sui cartelli nonché le disposizioni in materia di protezione dei dati devono essere applicate da tutte le imprese del Gruppo Migros e costituiscono i parametri minimi del sistema di compliance; Migros organizza regolarmente corsi di formazione su tale argomento personalizzati per i singoli gruppi target.
In tale contesto l’integrità dei collaboratori è una delle principali preoccupazioni. Migros esige che ogni collaboratore si assuma la responsabilità delle proprie azioni, rispetti persone, società e ambiente, segua le regole e denunci eventuali violazioni agli appositi organi interni.
I collaboratori delle imprese del Gruppo Migros in Svizzera possono usufruire anche di M-Concern, un sistema di consulenza interna con interfaccia Web che consente di effettuare le segnalazioni anche in modo anonimo. Gli abusi segnalati vengono poi gestiti attraverso una procedura strutturata predefinita.
Gestione dei rischi
Migros dispone di un sistema di gestione dei rischi globale per tutte le aziende del Gruppo Migros sviluppato dall’Amministrazione della FCM, la quale definisce le condizioni quadro delle attività per la gestione dei rischi nel Gruppo Migros e garantisce che le valutazioni di rischio siano effettuate tempestivamente e in modo adeguato.
L’Amministrazione della FCM viene regolarmente informata dalla Direzione generale sui rischi presenti nelle aziende del Gruppo Migros per i rispettivi settori strategici di attività. Sulla base di queste informazioni, l’Amministrazione valuta l’eventuale influenza di tali rischi sostanziali sui settori strategici di attività ed elabora ulteriori misure d’intervento.
La revisione interna esercita anche una funzione di controllo e monitoraggio. Non essendo collegata all’attività operativa, ha la possibilità di individuare eventuali punti deboli nel sistema di gestione dei rischi e nel sistema di controllo interno e quindi di elaborare misure volte a migliorare l’efficacia e l’efficienza dei processi di controllo e monitoraggio.
Il processo di gestione del rischio è integrato nel processo annuale di pianificazione strategica e finanziaria. I risultati della valutazione dei rischi vengono adeguatamente presi in considerazione nella revisione annuale della strategia aziendale.
Revisione interna
Mitreva Treuhand und Revision AG, società indipendente affiliata alla Federazione delle cooperative Migros, su incarico del comitato Audit della FCM e delle Amministrazioni delle cooperative regionali svolge il ruolo di revisore interno della Comunità Migros. Tale organo dispone di un consiglio di amministrazione composto da esperti indipendenti con a capo il presidente del comitato Audit.
Mitreva fornisce alle unità operative (dell’intera Comunità Migros) il sostegno necessario per raggiungere gli obiettivi prefissati, garantendo un approccio indipendente alla valutazione, al miglioramento e all’efficacia dei processi di controllo interni. Redige rapporti sulle revisioni effettuate e riferisce al comitato Audit, al CEO e alle Amministrazioni regionali eventuali irregolarità effettive o presunte.
L’obiettivo della revisione interna è creare valore aggiunto e migliorare i processi operativi.
La revisione interna è subordinata al presidente dell’Amministrazione, mentre il comitato Audit deve garantirne l’espletamento e la sorveglianza operando nel rispetto del piano di revisione redatto dal comitato stesso. L’obiettivo di tali controlli è creare valore aggiunto e ottimizzare i processi aziendali. La revisione interna supporta le Amministrazioni e le direzioni aziendali nel raggiungimento dei loro obiettivi, valutando con un approccio sistematico e mirato l’efficacia del sistema di gestione dei rischi, dei controlli (livello 3) e della governance (processi di gestione e di sorveglianza) e permettendone quindi il miglioramento.
Inoltre, esegue procedure di verifica nell’ambito della valutazione finale e, durante la stesura dei rapporti finanziari, garantisce ai revisori finali di operare in conformità con gli standard contabili in vigore.
I risultati e le osservazioni principali sono presentati al comitato Audit e all’Amministrazione con cadenza trimestrale; il comitato controlla regolarmente i piani di revisione, il lavoro di revisione interna svolto, gli onorari e i risultati.
Fondazione Gottlieb e Adele Duttweiler
La Fondazione indipendente Gottlieb e Adele Duttweiler ha il compito di preservare il patrimonio di idee del fondatore di Migros. Inoltre, vigila sul rispetto degli statuti e dei contratti di Migros e approva le fasce salariali del management e i compensi per i mandati dei membri dell’Amministrazione della FCM.
La fondazione è stata istituita nel 1950 da Gottlieb e Adele Duttweiler al fine di conservare il patrimonio di idee dei Duttweiler, così come espresso in vari documenti, anche dopo la loro morte. Grazie al diritto di partecipazione all’Assemblea dei delegati della FCM, previsto dallo statuto, la fondazione può esprimere la propria posizione rispetto alle attività e alle richieste discusse durante le sedute. Inoltre, il presidente del Consiglio di fondazione è invitato alle riunioni dell’Amministrazione della FCM per presentare il punto di vista della fondazione. I membri della fondazione partecipano regolarmente anche ad altri eventi ufficiali degli organi di Migros, come ad esempio il convegno per i consigli di amministrazione delle cooperative e i delegati.
Nell’esercizio in esame la fondazione ha incontrato i diversi organi della FCM per una condivisione di informazioni e per esporre le proprie posizioni in merito al rispetto dei valori di Migros. Il Consiglio di fondazione desidera ancorare il patrimonio di idee dei fondatori ancor più saldamente all’interno dell’azienda.
Il Consiglio di fondazione è composto da sei membri indipendenti:
- Peter Birrer (Presidente)
- Claudius Alder
- Charlotte Hug-Burnod (fino al 31.12.2017)
- Elena Mattle-Andreoli
- Markus Mosele
- Michel Renevey
